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Projektmanagement

1 - Was ist ein Projekt?

Mit dem Begriff Projekt wird ein Vorhaben beschrieben, das der Lösung eines einmaligen, zeitliche begrenzten Problems dient.

Ein Projekt besteht aus mehreren miteinander verbundenen Aktivitäten (auch Tasks genannt), die ausgeführt werden, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen.

Sie müssen mithilfe der verfügbaren Ressourcen (Personen, Arbeitsmittel) in einer bestimmten Reihenfolge (bzw. Priorität) abgearbeitet werden, um die Rahmenbedingungen (Zeit, Budget und Ergebnis) einzuhalten.

Das Ziel des Projekts ist das erreichen der gesetzten Ziele innerhalb der Rahmenbedingungen.

1.1 - Merkmale eines Projekts

(nach DIN 69901)

Zeitliche BegrenzungStart und Ende des Projketes müssen definiert werden. Die zeitliche Abgeschlossenheit muss nicht immer ein festes Datum sein. Es kann auch ein Ereignis angegeben werden.
Beispiel: Das Projekt ist abgeschlossen, sobald das Produkt ausgeliefert ist.
ZielausrichtungDas Ziel (bzw. Ergebnis) muss definiert werden.
EinmaligkeitDas Projekt muss sich vom üblichen Tagesgeschäft unterscheiden.
GliederungDas Projekt muss sich in klar abgegrenzte Einzelaufgaben unterteilen lassen.
OrganistationsformKoordination und Kompetenzen innerhalb des Projekts müssen definiert werden.

2 - Ziele des Projektmanagements

Es lassen sich bestimmte Zielarten unterscheiden:

SachzielEine genau definierte Aufgabe mit einem konkreten Ergebnis ist zu erreichen.
TerminzielDas Projekt muss innerhalb einer bestimmten Zeit ausgeführt werden.
KostenzielDas Projekt muss mit einem bestimmten Budget realisiert werden.
SonderzielHierbei handelt es sich um so genannte Nebenbedingungen. Es kann sich zum Beispiel auf die Verwendung bestimmter Ressourcen beziehen.
Beispiel: Das Projekt muss unter Verwendung umweltschonender Technologien realisiert werden.

2.1 - Zielkonflikte

Hinsichtlich der Ziele eines Projekts kann es zu Konflikten kommen.

Beispiel: Das Projekt soll zu einem bestimmten Termin abgeschlossen sein, die damit verbundenen Kosten würden jedoch das festgelegte Budget überschreiten.

Bei allen Konflikten muss durch das Projektmanagement entschieden werden, bei welchen Zielen Veränderungen, Kürzungen oder Erweiterungen möglich sind.

Im genannten Beispiel könnte durch eine Terminverlängerung der Konlikt gelöst werden.

3 - Phasen des Projektmanagements

Ein Projekt lässt sich in verschieden Phasen unterteilen. Je nach Umfang des Projekts können diese auch zusammengefasst werden.

ProjektideeDurch eine Idee oder eine Anfrage beginnt ein neues Projekt.
ZieldefinitionSachziele, Terminziele, Kostenziele und Sonderziele werden definiert.
DurchführbarkeitsanalyseEs muss geprüft werden ob eine Durchführung des Projekts anhand der vorgegebenen Ziele möglich ist.
ProjektauftragDer (bzw. die) Verantwortliche(n) erteilt den Auftrag zur Durchführung des Projekts.
GrobgliederungDas gesamte Projekt wird in mehrere Einheiten (sogenannte Sammelvorgänge) unterteilt.
FeinstrukturierungDie Sammelvorgänge werden in einzelne Arbeitseinheiten (Vorgänge) unterteilt
ProjektplanungFür jeden Arbeitsschritt der Feinstrukturierung werden die Rahmenbedingungen festgelegt.
- Zeitliche Dauer
- Benötigte Ressourcen
- Anfallende Kosten
Ausserdem müssen folgende Konflikte gelöst werden:
- Terminüberschneidungen
- Engpässe bei Ressourcen
- Pufferzeiten zum Ausgleichen möglicher Terminprobleme
Abschliessend wird der sogenannte Basisplan des Projekts erstellt.
ProjektüberwachungNach Projektbeginn müssen die Arbeitsfortschritte überwacht und eventuelle Änderungen im Projektplan aktualisiert werden. (Soll-Ist-Vergleich)
Ausserdem müssen Berichte zum aktuellen Projektstatus erstellt werden, sowie der Informationsaustausch innerhalb des Projektteams sichergestellt werden.
ProjektauswertungNach Abschluss des Projekts sollte überprüft werden ob
- alle Ziele erreicht wurden
- der Ablauf optimal gestaltet war
- auf Zeilkonflikte angemessen reagiert wurde - der Projektplan auf nachfolgende Projekte übertragbar ist

Die einzelnen Phasen laufen nicht zeitlich nacheinander ab. Die dadurch auftretenden Überschneidung führen meist zu einer Änderung des Projektplans.

ProjektideeZieldefinition, Projektauftrag
ZieldefinitionDurchführbarkeitsanalyse
DurchführbarkeitsanalyseZieldefinition
Projektauftrag---
GrobgliederungZieldefinition, Durchführbarkeitsanalyse
FeinstrukturierungGrobgliederung, Zieldefinition
ProjektplanungGrobgliederung, Feinstrukturierung, Zieldefinition
ProjektüberwachungGrobgliederung, Feinstrukturierung, Zieldefinition, Projektauswertung
Projektauswertung---

4 - Lasten- und Pflichtenhefte

Ein Lastenheft beschreibt die Gesamtheit der Forderungen des Auftraggebers an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers.
(Synonyme: Anforderungsspezifikation, Kundenspezifikation oder Requirements Specification)

Ein Pflichtenheft beschreibt in konkreterer Form, wie der Auftragnehmer die Anforderungen im Lastenheft zu lösen gedenkt.
(Synonyme: Fachspezifikation, fachliche Spezifikation, Fachfeinkonzept, Sollkonzept, Funktionelle Spezifikation, Gesamtsystemspezifikation, Implementierungsspezifikation oder Feature Specification)

Der wesentliche Unterschied besteht darin, dass das Lastenheft dem Auftraggeber und das Pflichtenheft dem Auftragnehmer gehört.

5 - Projektgruppe (Projektteam)

Im Regelfall umfasst ein Projektteam folgende Mitglieder:

  • Projektleiter
  • Ständige Mitarbeiter
  • Zeitweilige Mitarbeiter
  • Personen oder Firmen als externe Dienstleister

Verantwortlichkeiten des Projektleiters:

  • Kostenüberwachung
  • Termineinhaltung
  • Sachgerechte Problemlösung
  • Fachliche Verantwortung für das Projektteam
  • Steuerung der Projektaktivitäten
  • Einhaltung hausinterner Richtlinien
  • Kommunikation innerhalb des Teams
  • Durchführung von Projektbesprechungen

Aufgaben des Projektleiters:

  • Benennen von Stellvertretern
  • Koordination des Teams
  • Mitwirken bei der Teamzusammensetzung
  • Aufgabenverteilung im Team
  • Betreiben erforderlicher Abstimmungen
  • Veranlassung notwendiger Schulungsmassnahmen
  • Anruf der Entscheidungsinstanz (Geschäftsführung, Auftraggeber) bei Problemen
  • Erstellen der Statusberichte
  • Projektunterlagenverwaltung

6 - Gliederung eines Projekts

Bei der Planung eines Projekts gibt es 2 Gliederungsmöglichkeiten. Welche Methode verwendet wird, hängt hängt von der Zielsetzung und den Vorgaben ab.

6.1 - Top-Down Methode

Bei dieser Methode wird mit er Grobgliederung begonnen. Anschliessend werden alle Sammelvorgänge in einzelne Vorgänge unterteilt.

6.2 - Bottom-Up Methode

Bei dieser Methode wird aus bereits bereits vorhandenen Vorgängen eine Gliederungsstruktur erstellt. Sie eignet sich dann, wenn (fast) alle Einzelvorgänge bereits bekannt sind.

Netzplantechnik

1 - Netzplan

Darstellung eines Teilvorgangs:

FAZFEZ
Nr.Vorgangsbezeichnung
Dauer(Zeit-)Reserve
SAZSEZ
  • FAZ = Frühester Anfangszeitpunkt
  • FEZ = Frühester Endzeitpunkt
  • SAZ = Spätester Anfangszeitpunkt
  • SEZ = Spätester Endzeitpunkt
  • FEZ = FAZ + Dauer
  • SAZ = SEZ - Dauer

Darstellung eines Netzplans mit mehreren Teilvorgängen:

1.1 - Zeitanaylse

Bei der Zeitanalyse eines Netzplans verwendet man die Vorwärtsrechnung und die Rückwärtsrechnung.

Die Vorwärtsrechnung wird verwendet um den Endtermin des Projekts zu bestimmen.
Zuerst wird im Startknoten der FAZ sowie die Dauer festgehalten und der FEZ errechnet. Daraufhin wird der nächste Knoten erstellt. (Der FEZ des letzten Knoten ist gleichzeitig der Endtermin des gesamten Projekts.)

Die Rückwärtsrechnung dient der Berechnung der Zeitreserven.
Man beginnt beim letzten Knoten. Der SEZ wird gleich dem FEZ gesetzt und der SAZ errechnet. Der SEZ des Vorgängerknotens ist abhängig vom SAZ des Nachfolgers.

1.2 - Kritischer Weg

Die aufeinanderfolgenden Knoten ohne Reserven ergeben den sogenannten kritischen Weg. Jede Verzögerung auf diesem Weg verlängert die Gesamtdauer des Projekts.

2 - Balkendiagramm

Beim Balkendiagramm werden die Vorgänge als Balken entsprechend ihrer Dauer in eine Matrix eingetragen. Die horizontale Achse entspricht dabei der Zeitachse.

Entscheidende Nachteile von Balkendiagrammen sind, das Änderungen an Vorgängen ein Verschieben aller folgenden Vorgänge erfordert und das Zusammenhänge zwischen Vorgängen nur schwer dargestellt werden können.

Nutzwertanalyse

1 - Phasen

Als eine gute Entscheidungsmethode hat sich die Nutzwertanalyse etabliert. Sie unterteilt sich in folgenede Phasen:

1. Aufteilung aller Bewertungskriterien
- Festlegen von Teilnutzenaspekten
Gewichtung der Kriterien nach ihrer Bedeutung für den Entscheidungsprozess
- Jedem Kriterium wird ein prozentualer Anteil am Gesamtnutzen zugewiesen
2. Bewertung der verschiedenen Entscheidungsalternativen
- absolute Bestimmung des Teilnutzens je Alternative und Kriterium
3. Gewichtung des Teilnutzens durch Multiplikation der Bewertung mit dem Gewichtungsfaktor
- relative Gewichtung des Teilnutzens je Alternative und Kriterium
4. Addition aller relativen Teilnutzen je Alternative
- Ermittlung des Gesamtnutzens je Alternative

2 - Matrix

Punkteskala: 0-10 Punkte (0 = kein Nutzenbeitrag, 10 = maximaler Nutzenbeitrag)

KriterienGewichtungProdukt 1Produkt 2
Preis30P = 8 (P*G = 240)P = 8 (P*G = 240)
Service20P = 7 (P*G = 140)P = 5 (P*G = 100)
Zuverlässigkeit50P = 8 (P*G = 400)P = 9 (P*G = 450)
Summen aus P*G 780790
Rangfolge 21
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